1. Amaç & Purpose

Bu talimatın amacı, olağan dışı durumlar ile karşılaşılması durumunda uygulanacak yönetim sistemi belgelendirme faaliyetlerine ilişkin genel prensip ve kuralları belirlemektir. Hali hazırda mevcut belgeli kuruluşlar ve yeni başvurular ile IQM belgelendirme kapsamında yer alan tüm yönetim sistemlerini kapsar.

          2. Tanımlar & Definitions Olağan Dışı (Olağanüstü) Durumlar ve Koşullar: Genellikle “mücbir sebep” veya “doğal afet” olarak adlandırılan ve organizasyonun kontrolünün dışında olan bir durumdur. Örneğin; savaş, grev, isyan, siyasi istikrarsızlık, jeopolitik gerginlik, terörizm, suç, salgın (epidemik veya pandemik), sel, deprem, kötü niyetli bilgisayar korsanlığı, diğer doğal veya insan eliyle gerçekleşen felaketlerdir.

          3. İlgili Dokümanlar & Related Documents FR.11 Olağanüstü Durum Başvuru ve Değerlendirme Formu
     
           4. Uygulama & Application

          4.1 Olağanüstü Durum Değerlendirmesi ve Seçilecek Alternatifler &

IQM belgelendirmeyi ve/veya müşteri kuruluşları etkileyen olağan dışı bir olay gerçekleştiğinde, yerinde planlı denetimlerin gerçekleştirilmesi mümkün olmayabilir. Bu tür durumlar meydana geldiğinde FR.11 Olağanüstü Durum Başvuru ve Değerlendirme Formu kullanılarak Belgelendirme Müdürü tarafından gerçekleştirilecek faaliyete karar verilir. Faaliyetler öncelik sırasına göre aşağıdaki sırayı takip etmelidir.
Olağan dışı durum ortaya çıktığında; planlama bölümü tarafından öncelikle yasal kısıtlamalar; IQM Belgelendirme adresi, müşteri kuruluş adresi ve denetim ekibi adresleri için değerlendirilecektir. Bu değerlendirme olağan dışı olaya özel olarak sadece seyahat kısıtlamaları ile sınırlı olmayıp yaş, biyolojik durum (tüm ilgili tarafların hastalıkları gibi), güvenlik sorunlarını da kapsayabilir. Alınacak karar öncelikli olarak yasal şarta uygun olmalıdır.
Olağan dışı durumlardan dolayı, rutin faaliyetlerin ve yerinde denetimlerin mümkün olmadığı durumlarda koşullar normalleşinceye kadar TL.06 Uzaktan Tetkik Planlama ve Uygulama Talimatında belirtilen durumların dışında ilk belgelendirme ve kapsam genişletme başvuruları olağan dışı durum ortadan kalkana kadar kabul edilmez.

          4.1.1. Risk değerlendirme sonucu planlanan denetimlerin gerçekleştirilmesi

Yasal veya güvenlik açısından seyahat kısıtlamaları yok ise veya firma olağan dışı duruma yönelik yeterli önlemleri almış ise öncelikli olarak planlanan denetimlerin sahada gerçekleştirilmesi tercih edilir. Saha denetiminin uygunluğu FR.11 Olağanüstü Durum Başvuru ve Değerlendirme Formuna müşteri kuruluşun verdiği cevaplara göre değerlendirilir. Değerlendirme Belgelendirme Müdürü tarafından denetim ekip üyeleri özel durumları ve tercihleri de dikkate alınarak gerçekleştirilir.

           4.1.2. Uzaktan denetim tekniklerinin kullanılması

TL.30.03 Uzaktan Denetim Talimatında belirtilen kurallara özgü sahada denetimlerin gerçekleştirilememesi, kısıtlı olarak gerçekleştirilebilmesi veya saha denetiminin efektif olmaması durumunda saha denetimi yerine tercih edilir.

            4.1.3. Alternatif kısa vadeli değerlendirme yöntemlerinin kullanılması

Gözetim ve yeniden belgelendirme periyotlarında firmanın yönetim sistemi etkinliği konusunda yeterli kanıt alınması durumunda sertifikanın geçerliliği 6 ayı geçmeyen süre için uzatılabilir. Bu durumda firmanın yönetim sistemi etkinliği kanıtı olarak; yönetim gözden geçirme toplantısı, iç tetkik, düzeltme ve düzeltici faaliyet, ürün test/muayene raporu, gıda güvenliği ekip toplantısı, İSG kurul toplantısı gibi kayıtları iletmesi gerekmektedir.
Alternatif kısa vadeli değerlendirme yöntemleri için belirlenen 6 ayın sonunda yerinde veya uzaktan denetim teknikleri ile süreç tamamlanmalıdır. Aksi taktirde belge iptal edilir.

             4.1.4.. Planlanan denetimlerin ertelenmesi

İlk üç yöntemin kullanılamadığı veya firmanın faaliyetlerini bir süreliğine ara vermesi durumunda denetimler belge bitiş tarihine kadar ertelenebilir.

             4.1.5.. Belgenin askıya alınması veya iptal edilmesi

Denetim erteleme süresi dolduğunda mücbir sebep devam etmesi veya müşteri kuruluş ile iletişim kurulamaması durumunda 6 aylık askı süresi kullanılabilir. Askı süresinin sonunda ve/veya alternatif kısa vadeli değerlendirme yöntemleri ile müşteri kuruluşa tanınan 6 aylık sertifika geçerlilik süresi uzatmasının sonunda da saha veya uzaktan denetim gerçekleştirilememesi durumunda belge iptal edilir.

Dok. No:TL.05 Yay. Tar. 06.04.2021 Rev 00