TL.04 Çok Şubeli Tetkikler Talimatı

    1. Amaç & Purpose

Bu talimatın amacı; IQM Belgelendirme‘ nin gerçekleştireceği denetimlerde birden fazla şubede faaliyet gösteren firmalarda denetim ve belgelendirme yapabilmek için yöntem oluşturmaktır. & The purpose of this instruction is; In the audits to be carried out by IQM Certification, it is to create a method for auditing and certification in companies operating in more than one branch.

   2. Tanımlar & Definition

Tetkikçi-Gün & Auditor-Day: Yerel yasalara göre seyahat süresi veya öğle yemeğinde harcanan süre dahil veya hariç, normal şartlarda bir tetkikçinin sahada geçirdiği 8 saatlik süredir. & According to local law, the duration of travel for an 8-hour period on the field, under normal circumstances, with or without travel time or lunch.

Tetkik Süresi & Audit duration: Tüm tetkik tiplerinde tetkik süresi müşteri adresinde sahada (on-site) harcanan süre ile saha dışındaki (of-site) planlama, doküman gözden geçirme, müşteri firma personeliyle yapılan görüşmeler ve rapor yazımı için harcanan süreleri kapsar. & In all types of audits, the duration of the audit covers the time spent on the site (on-site) at the customer address, and the time spent for planning off-site (of-site) planning, document review, interviews with customer firm staff and writing reports.

Çok Sahalı Organizasyon & Multi-Branch Establishment: Belirli faaliyetlerin planlandığı, kontrol edildiği veya yönetildiği tanımlanmış merkezi fonksiyonu olan (kuruluş merkezi) ve yürüttüğü faaliyetlerin tamamen veya kısmen yapıldığı yerel şubeleri ve dalları olan kuruluştur. & An organization with a defined central function (headquarters) where certain activities are planned, controlled or managed, and local branches and branches where the activities it carries out are carried out in whole or in part.

Organizasyon & Organization: Organizasyon terimi denetim ve belgelendirmeye tabi olan bir yönetim sistemine sahip herhangi bir şirketi ya da diğer organizasyonu ifade eder. & The term organization refers to any company or other organization with a management system that is subject to audit and certification.

Kalıcı Saha & Site: Bir organizasyonun kalıcı olarak iş ya da hizmetlerini yürüttüğü yer. & The place where an organization permanently conducts its business or services.

Geçici Saha & Temporary Site: Geçici site belirli bir süre için bir organizasyonun belirli iş ve hizmetlerini yerine getirmek için kurduğu ve kalıcı bir site olmayacak olan sitedir. (örneğin inşaat şantiyesi) & A temporary site is a site that an organization has set up to perform certain jobs and services for a certain period of time and will not be a permanent site. (eg construction site).

        3. İlgili Dokümanlar & Related Documents

IAF MD 1

IAF MD 19

ISO/IEC 27006

ISO/IEC 27006-2

ISO/IEC 20000-6

ISO/IEC 22003-1

ISO/IEC 17021-1, -2, -3, -6, -10

FR.01 Belgelendirme Başvuru Formu

FR.01.Ek-3 Belgelendirme Başvuru Formu – Çok Şubeli Firmalar

1. 4. Uygulama & Application
   1. 4.1. Genel & General

• IQM Belgelendirme planlama sorumlusu sözleşmeyi FR.01 Ek-3 Çoklu Şube Başvuru Bilgi Formu ekindeki bilgilere göre kuruluşun şubeleriyle ilgili numune alma seviyesine ve hangi şubelerin numune alma yönetimine tabi olacağına karar verir. & The IQM Certification planning officer decides the contract according to the information in the FR.01 Annex-3 Multiple Branch Application Information Form, and which branches will be subject to sampling management.

  Aynı örnekleme kümesine dahil olması için şubelerde aynı faaliyetin gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Farklı faaliyetlerin gerçekleştirildiği şube kümelerinin olması durumunda her bir küme kendi içinde örneklemeye dahil edilir.Bu durumda bu sahalar içerisinden sadece birbirine büyük ölçüde benzer faaliyetler örneklenir. & To be included in the same sampling set, the same activity must be carried out at the branches. In case there are branch clusters where different activities are carried out, each cluster is included in the sampling. In this case, only activities that are largely similar to each other are sampled.

  Belirli işlerin yapılabilmesi için kuruluş tarafından düzenlenmiş geçici saha ve binalar çok şubeli işletmelerin bir parçası olarak değerlendirilmez. Bu gibi saha ve binaların denetlenmesi uygulamaların kontrolü amacıyla yapılır. & Temporary sites and buildings arranged by the organization to perform certain works are not considered as part of multi-branch enterprises. Supervision of such fields and buildings is done to control the applications.

  Çok şubeli kuruluşların denetimi için birden fazla denetim ekibinin görevlendirildiği durumlarda IQM Belgelendirme sistem belgelendirme müdürü tüm tetkik ekibi bulgularını birleştirmek ve sentez rapor oluşturmak için tetkik ekip lideri belirler. & In cases where more than one audit team is appointed for the audit of multi-branch organizations, the IQM Certification system certification manager determines the audit team leader to consolidate all audit team findings and generate a synthesis report.

  Denetim sırasında herhangi bir şubede bulunan uygunsuzluğun diğer şubeler ya da merkezde de var olup olmadığı ya da diğer şubeleri de etkileyip etkilemediği tetkik ekip lideri tarafından inceleme yapılır. IQM Belgelendirme bulunan uygunsuzluğun diğer şubeleri de etkilediği kanaatine varırsa uygunsuzluğun giderilmesi için diğer şubelerden de düzeltici faaliyet uygulamalarını gerçekleştirmesini ister.  Düzeltici faaliyet uygulamaları kuruluş tarafından bazı şubelerle sınırlı tutulursa gerekçesi IQM Belgelendirme e bildirilmek durumundadır. & Whether the non-conformance in any branch exists in other branches or headquarters during the audit or whether it affects other branches is also examined by the audit team leader. If IQM Certification considers that the nonconformity found affects other branches, it requests the other branches to carry out corrective action practices in order to eliminate the nonconformity. If the corrective action practices are limited to some branches by the organization, its rationale must be reported to IQM Certification.

  İlave Sahalar eklendiğinde tetkik edilip edilmeyeceğini Belgelendirme Müdürü tarafından belirlenmektedir. & It is determined by the Certification Manager whether it will be inspected when additional Fields are added.

  IQM Belgelendirme kontrolün yeterli olduğuna kanaat getirinceye kadar numune sıklığını artırabilir. & IQM Certification may increase the frequency of samples until it finds that control is sufficient.

  IQM Belgelendirme kuruluşun merkezi ve şubelerinde bulunan uygunsuzluklar giderilene kadar belgelendirme tescili vermez. & IQM Certification does not give certification registration until the nonconformities in the headquarters and branches of the organization are eliminated.

  Uygunsuzluk bulunan şubenin tescile engel teşkil etmemesi için kapsamdan çıkarılması IQM Belgelendirme tarafından kabul edilmez. & It is not accepted by the IQM Certification to exclude the branch with nonconformity from the scope in order not to prevent registration.

  IQM Belgelendirme çok şubeli bir kuruluş için sertifika veya belge düzenlerken kuruluş merkezinin adı ve adresi bulunan yalnızca bir tane sertifika yayınlar. Diğer şubelerin bir listesi bu sertifikanın ekinde ya da açık ve farklı bir biçimde atıfta bulunarak sertifika üzerinde belirtilir. Belgelendirme kapsamı veya belgedeki bu atıf, belgelendirme kapsamının listede belirtilen şubelerde yapıldığını açıkça belirtir. & When issuing a certificate or document for a multi-branch organization, IQM Certification issues only one certificate with the name and address of the headquarters. A list of other branches is indicated in the annex of this certificate or on the certificate with reference to it in a clear and different way. The scope of certification or this reference in the document clearly states that the scope of certification is made at the branches listed in the list.

  IQM Belgelendirme her bir şube için istenildiğinde belgelendirme kapsamının tamamını ya da bir kısmını içeren ve ana sertifikaya atıfta bulunan alt belgeler düzenleyebilir. & IQM Certification can issue sub-documents that include all or part of the certification scope and refer to the main certificate, if desired, for each branch.

  Eğer kuruluş merkezi ya da şubelerden birisi belgelendirmenin sürdürülmesi için gerekli olan kriterlerden birini karşılayamaz ise belge tümüyle geri çekilir. & If one of the headquarters or branches fails to meet one of the criteria required for maintaining certification, the document will be withdrawn completely.

  Kuruluş belgelendirme kapsamında yer alan şubelerinden birisini ya da birkaçını kapatırsa bunu IQM Belgelendirme’ ye bildirmekle yükümlüdür. & If the organization closes one or more of its branches within the scope of certification, it is obliged to report it to IQM Certification.

  Belgelendirme kapsamına eklenmesi istenilen ek şubeler varsa bunlar IQM Belgelendirme tarafından denetim sürecine dahil edilerek belgeye eklenebilir. & If there are additional branches to be included in the scope of certification, they can be included in the audit process by IQM Certification and added to the document.

  Planlanan örnekleme sayısı ve tercihleri Aşama 1 de Baş tetkikçi tarafından doğrulanır ve rapor edilir. Baş tetkikçi tarafından gelen öneri ve değişiklik talepleri planlama sorumlusu tarafından değerlendirilir, gerekirse planlamada değişiklik yapılır. Çok şubeli kuruluşlarda tespit edilen uygunsuzluklar için gerçekleştirilen takip tetkiklerinde, merkez büro veya işletmelerin en azından birinde, ilgili yönetim sisteminde ve/veya uygulamasında devam eden uygunsuzluklar tespit edilmesi durumunda, belgelendirme yapılmaz veya mevcut belge iptal edilir. & The planned number of samples and their preferences are verified and reported by the Chief auditor at Stage 1. Suggestions and requests for changes received by the chief auditor are evaluated by the planning officer, if necessary, changes are made to the planning. Multi-branch organizations identified non-conformities follow audit performed for the central office or at least one of the businesses in the relevant management system and/or application in ongoing non-conformities detected, the certification is not made, or the current document will be cancelled.

  Başvuru gözden geçirme sırasında 3 yıllık tetkik çevrimi içerisinde hangi şubelerin tetkik edileceği belirlenerek “FR.02.Ek-2 Şubeli Firma Planlama Formu” üzerinde işaretlenir. Yıl içinde gerçekleşen değişiklikler doğrultusunda gözetim tetkiklerinde gerekli olması durumunda “FR.02.Ek-4 Şubeli Firma Gözetim Planlama Formu” ile tekrar şubelerin tetkik edilme sırası ve sayısı güncellenir. & During the review of the application, which branches will be audited within the 3-year inspection cycle is determined and marked on the "FR.02.Annex-2 Firm Planning Form". In line with the changes that took place during the year, the order and number of inspections of the branches are updated with the "FR.02.Annex-4 Branched Firm Surveillance Planning Form", if necessary.

  Kuruluş Merkezi belgelendirme sırasında ve gözetim denetimi sırasında mutlaka denetime tabii tutulur.  Diğer şubelerle ilgili numune alma yöntemleri aşağıda her bir standart için belirtilen şekillerde yapılır. & The Organization Center is subject to inspection during certification and surveillance audits. Sampling methods for other branches are made in the ways specified for each standard below.

  Numuneler mümkün olduğunca rastgele seçilmelidir. & Samples should be chosen as randomly as possible.

  Örneklemeye Uygunluğun Değerlendirilmesi & Evaluation of Suitability for Sampling

  Çok şubeli olarak değerlendirilemeyecek firmalar; (Bu firmalarda örnekleme yapılmadan tüm sahalar tetkike tabi tutulur) & Companies that cannot be considered multi-branch; (in these companies, all sites are subject to inspection without sampling)

• YS’nin kapsamıyla bağlantılı olarak, tüm sahalarda birbirinden çok farklı süreçlerin/faaliyetlerin gerçekleştirildiği durumlar & In connection with the scope of the Management System, situations in which very different processes/activities are carried out at all sites
• Müşteri kuruluşun tüm sahaların tetkik edilmesini istemesi, & The client organization requests that all sites be inspected,
• Sektöre özgü Programda veya yasal mevzuatta tüm sahaların tetkik edilmesi şartının bulunması. & There is a requirement to inspect all sites in the sector-specific Program or legal legislation.

• “Sahaların örneklenebileceği” ve “örneklenemeyeceği” iki durumun dışında; çoğu çok sahalı kuruluş, bu sahalardan bazılarında birbirine büyük ölçüde benzer süreçler/faaliyetler yürütürken, bazılarında ise birbirinde çok farklı süreçler yürütebilmektedir. Bu durumda; bu sahalar içerisinden sadece birbirine büyük ölçüde benzer süreçlerin/faaliyetlerin yürütüldüğü sahalar örneklenebilir. & Apart from the two situations where ”sites can be sampled“ and ”cannot be sampled"; most multi-site organizations carry out processes/activities that are largely similar to each other in some of these fields, and in others they can carry out very different processes in each other. In this case, only the sites where processes / activities that are very similar to each other are carried out can be sampled from these sites.

  Geçici sahalar da çok şubeli tanımına dahil edilerek aynı yöntem ile tetkike tabi tutulmaktadır. Aynı faaliyetlerin gerçekleştirilmesi şartı ile her 5 geçici sahadan 1 tanesi tetkike tabi tutulur. & Temporary sites are also included in the definition of multi-branch and are subject to inspection by the same method. Provided that the same activities are carried out, 1 out of every 5 temporary sites is subject to an audit.

•      4.2. ISO 9001, ISO 14001 ve ISO 45001 Uygulamaları & ISO 9001, ISO 14001 and ISO 45001 Applications

• Belgelendirme başvurusunda bulunan bir firmanın öncelikli olarak çok sahalı firma kategorisi için uygunluğu değerlendirilir. Çok sahalı firma kategorisine dahil olduğu tespit edildikten sonar ise örnekleme yöntemi ile tetkike uygun olup olmadığı değerlendirilir. Değerlendirme için gerekli bilgiler firmadan “FR.01.Ek-3 Başvuru Formu - Çok Şubeli Firmalar” ile alınır. & The suitability of a company applying for certification is primarily evaluated for the multi-site company category. After it is determined that it is included in the category of multi-site firm, it is evaluated whether it is suitable for the audit by sampling method. The necessary information for the evaluation is obtained from the company with the “FR.01.Annex-3 Application Form - Multi-Branch Firms”.

  Başvuru sahibi firmanın çok sahalı firma olarak değerlendirilebilmesi için aşağıdaki şartları karşılamalıdır; & In order for the applicant company to be considered a multi-site company, it must meet the following requirements;

• Tüm sahalar hukuki sözleşme ile kuruluşun merkezi ile bağlantılı ve sürekli gözetime tabii olan ortak yönetim sistemine sahip olması gerekmektedir. Kuruluşun yönetim sistemi, merkezi olarak kontrol edilmeli ve ortak bir plana göre merkezi olarak yönetilmelidir. (Çok şubeli bir kuruluşun tek bir tüzel kişilik olması gerekmemekle birlikte tek bir yasal bütün olmalıdır. & All fields should have a joint management system, which is linked to the headquarters of the organization and subject to continuous supervision with a legal contract. The organization's management system should be centrally controlled and centrally managed according to a common plan. (A multi-branch organization does not need to be a single legal entity, but a single legal whole.)
• Merkez fonksiyon; YS’ nin tanımlanması, oluşturulması ve sürekliliğinin sağlanmasına ilişkin organizasyonel yetkiye sahip olmalıdır. & The central function should have organizational authority to define, create and ensure the continuity of the Management System.
• Kuruluşun yönetim sistemi, merkezin YGG’ sine tabi olmalıdır. & The management system of an organization must be subordinated to the MRM of the center.
• Tüm sahalar, kuruluşun iç tetkik programında yer almalıdır. & All sites must be included in the organization's internal audit program.
• Merkez fonksiyon; sahaların tamamından verilerin toplanması ve analiz edilmesinin sağlanmasından sorumlu olmalı ve aşağıda verilen hususları göz önünde bulundurarak gerektiği doğrultuda organizasyonel değişiklik yapma yetkisine ve kabiliyetine sahip olduğunu ispat edebilmelidir: & The central function should be responsible for ensuring the collection and analysis of data from all sites and should be able to prove that it has the authority and ability to make organizational changes as needed, taking into account the following considerations:
  • Sistem dokümantasyonu ve sistemle ilgili değişiklikler, & System documentation and system-related changes,
  • YGG, & MRM
  • Şikayetler, & Complaints
  • Düzeltici faaliyetlerin değerlendirilmesi, & Evaluation of corrective actions,
  • İç tetkiklerin planlanması ve sonuçların değerlendirilmesi, & Planning of internal audits and evaluation of results,
  • Uygulanabilir standartlar ile ilgili yasal ve düzenleyici kuruluşlardan gelen şartlar. & Requirements from legal and regulatory bodies regarding applicable standards.

• Çok şubeli kuruluş örnekleri aşağıdaki şekillerde olabilir. & Examples of multi-branch organizations can be in the following ways.

• Bayileriyle birlikte faaliyet gösteren organizasyonlar & Organizations operating with their dealers
• Satış ofisleri bulunan imalat firmaları & Manufacturing companies with sales offices
• Birden fazla şubesi olan kuruluşlar & Organizations with more than one branch,
• Franchises kuruluşlar & Franchises organizations
• Bir veya daha fazla üretim tesisi ve satış ofisleri ağı bulunan bir üretim kuruluşu & A production organization with a network of one or more production facilities and sales offices
• Servis kuruluşları & Service organizations

• Çok Şubeli Kuruluşların tamamı için numune alma yaklaşımı uygulanmaz. Numune alma yaklaşımının uygulanıp uygulanmayacağı firmanın faaliyet kapsamı ve proseslerinin karmaşıklığına, çok şubeli kuruluşun tetkik sahasının büyüklüğüne, yönetim sistemi uygulamalarında farklı sözleşme ve mevzuat şartları gibi faktörler sebebiyle şubeler arasında farklılıklar olmasına, aynı yönetim sistemi altında faaliyet gösteren geçici sahaların bulunmasına tüm sahalarda birbirinden farklı süreçlerin olması, Müşterinin tüm sahalarının tetkik edilmesini istemesine bağlıdır. Bu durum Aşama 1 denetimi sırasında kuruluş merkezi incelenirken, firmanın farklı şubelerinde farklı faaliyetlerin yapılması söz konusu ise her bir farklı faaliyet yerinin aşama 1 denetimi sırasında denetlenmesi gerekir. Aşama 2 denetiminde numune alma yaklaşımıyla kuruluş merkezi ile birlikte şubelerinde denetimleri gerçekleştirilir. & Sampling approach is not applied for all Multi-Branch Institutions. Whether the sampling approach will be applied or not, there are different processes in all fields due to the scope of the firm's scope of activity and complexity, the size of the multi-branch institution's audit area, differences in the branches due to factors such as different contract and legislative conditions in management system applications, and temporary sites operating under the same management system. It depends on the customer requesting that all their sites be inspected. While this situation is being examined during the Stage 1 audit, if different activities are carried out in different branches of the company, each different place of activity should be audited during the stage 1 audit. In the phase 2 audit, audits are carried out in the branches of the establishment with the sampling approach.

1. 1. • Örnekleme Yöntemi Kullanılarak Çok Sahalı Bir Kuruluşun Tetkik Edilmesine İlişkin Metodoloji & Methodology for Conducting an Audit of a Multi-Site Organization Using the Sampling Method

• Büyük ölçüde benzer süreçlerin/faaliyetlerin yürütüldüğü sahalar örneklenerek tetkik edilir. & The sites where similar processes/activities are carried out to a large extent are sampled and examined.

  Örnekleme ile tetkike tabi tutulacak sahaların seçim kriterleri; & Selection criteria of the sites to be examined by sampling;

  Belgelendirme kapsamına giren tüm süreçlerin tetkik edilmesini sağlayacak şekilde, sahaların en az %25 i rastgele ve %75 i aşağıdaki hususlar değerlendirilerek belirlenir. & In order to ensure that all processes covered by the certification are audited, at least 25% of the sites are determined randomly and 75% by evaluating the following considerations.

• İç tetkik veya diğer tetkiklerde uygunsuzluk sayısı & Number of nonconformities in the internal audit or other audits
• Şikayetler ve düzeltici faaliyetler & Legal Complaints and corrective actions
• Sahaların boyutları arasında belirgin farklar & Significant differences between the sizes of decking sites
• Kültür, dil ve yasal şartlarda belirgin farklılıklar & Significant differences in culture, language and legal requirements
• Sahaların coğrafi dağılımları & Geographical distributions of these sites
• Vardiyalı çalışılması ve iş prosedürlerindeki (uygulamalarındaki) farklılıklar & Differences in shift work and work procedures (practices)
• Sahalarda yürütülen süreçlerin ve YS’nin karmaşıklıkğı & The complexity of the processes and MS carried out at these Sites
• En son gerçekleştirilen belgelendirme tetkikinden bu yana yapılan yenilikler & Innovations made since the last certification audit
• YS’nin gelişmişliği (olgunluğu) ve kuruluşun bilgi düzeyi, & The development (maturity) of the Management System and the level of knowledge of the organization,
• ÇYS için çevresel hususlar ve çevre boyutu ile çevresel etkilerinin durumu & Environmental considerations and environmental dimension for EMS, as well as the state of their environmental impact
• Sahaların; kalıcı, geçici veya sanal saha olup olmadığı & Whether these Fields are permanent, temporary or virtual fields

• Örnekleme yöntemi ile tetkike tabi tutulan firmalarda tetkik gerçekleştirilecek saha sayısı tespiti; & Determination of the number of sites where the audit will be carried out in the companies subjected to the audit by the sampling method;

  Merkez ofis her tetkikde tetkike tabi tutulur. & The head office is audited at every audit.

  Belgelendirme Tetkikinde & In the Certification Audit: Numune sayısı merkez dışındaki şubelerin sayısının karekökünün yukarıdaki tam sayıya yuvarlatılmış halidir. & The number of samples is the rounded version of the square root of the number of branches outside the center to the above integer.

  Gözetim Tetkiki & Surveillance Audit: Her yıl alınacak numune sayısı merkez dışındaki şube sayısının karekökünün 0,6 katının yukarıdaki tam sayıya yuvarlatılmış tam sayı değeridir. & The number of samples to be taken each year is the rounded integer value of 0.6 times the square root of the number of branches outside the center to the integer above.

  Yeniden Belgelendirme & Recertification: Numune büyüklüğü ilk tetkikteki kadar olmalıdır. Bununla birlikte, kalite yönetim sisteminin üç yıllık bir dönem içinde etkinliğini kanıtlamış olması durumunda, numune sayısı, numune büyüklüğünün 0,8 ile çarpımının yukarıdaki tam sayıya yuvarlatılmış tamsayı değerine indirilir. & The sample size should be the same as in the first examination. However, if the quality management system has proved its effectiveness over a three-year period, the number of samples is reduced to the integer value of the product of the sample size by 0.8, rounded to the above integer.

  Kuruluş hiyerarşik branşlar sistemine sahipse, (örneğin, merkez büro / ulusal bürolar / bölgesel bürolar / yerel şubeler), yukarıda tanımlandığı gibi ilk tetkik için numune alma modeli her seviyeye uygulanır. & If the organization has a system of hierarchical branches (for example, central office / national offices / regional offices / local branches), the sampling model for the first audit as described above is applied to all levels.

  Örnek & Example:

  1 Kuruluş merkezi: Her tetkikte bir ziyaret (ilk / gözetim / tekrar tetkik)

  4 Ulusal büro: Örnek = 2: en az 1 tanesi rastgele

  27 Bölgesel büro: örnek = 6: en az 2 tanesi rastgele

  1700 yerel şube: örnek = 42: en az 11 tanesi rastgele.

  Yeni sahaların halihazırda belgelendirilmiş çok sahalı kuruluşun belgelendirme kapsamına dahil edilmesinden öncE; yeni sahaların tetkik edilip edilmeyeceğini de göz önünde bulundurularak, gerçekleştirilmesi gereken faaliyetler belirlenir. Yeni sahaların sertifikaya dahil edilmesinden sonra gelecekteki gözetim ve yeniden belgelendirme tetkikleri için örnek sayısı tekrar hesaplanır. & Before the new sites are included in the scope of certification of a multi-site organization that has already been certified; The activities that need to be carried out are determined taking into account whether the new sites will be inspected. After the inclusion of new sites in the certificate, the number of samples is calculated again for future surveillance and recertification inspections.

  Ana Faaliyetin Doğrulanması İçin Ziyaret Edilen Geçici Saha Örneklem Sayısı Tespiti; & Determination of the Number of Temporary Field Samples Visited for Verification of the Main Activity;

  Birden fazla ana faaliyet bulunması durumunda her faaliyet kümesi kendi içinde gruplandırılmalıdır. & If there are more than one main activity, each set of activities should be grouped into its own.

  Belgelendirme tetkikinde geçici saha sayısının 1/3’ ü & 1/3 of the number of temporary sites in the certification audit

  Gözetim tetkiklerinde geçici saha sayısının 1/5’ I & 1/5 of the number of temporary sites for surveillance inspections

  Yeniden belgelendirme tetkikinde ise geçici saha sayısının ¼ ü tetkik edilmelidir. & ¼ of the number of temporary sites should be inspected during the recertification inspection.

  Çok Alanlı Firmalarda Tetkik Süresi Hesaplaması & Calculation of the Audit Period in Multi-Domain Companies

  Her saha ve merkez için çalışan sayısına göre IAF MD 5 te belirtildiği şekilde tetkik süresi hesaplanır. Azaltma arttırma faktörleri de MD 5 e uygun olarak belirlenir. Ancak merkez fonksiyonun şubelere ait idari süreçleri de yürütmesinden dolayı toplam azaltma oranı %20 den fazla olamaz. Aynı gerekçe ile şubelerin de bazı idari fonksiyonları yürütmediğinden dolayı azaltma oranı %50 ye kadar uygulanabilir. & The duration of the audit is calculated according to the number of employees for each site and center as specified in IAF MD 5. The reduction and enhancement factors are also determined in accordance with Art. 5. However, due to the fact that the central function also carries out the administrative processes belonging to the branches, the total reduction rate cannot be more than 20%. Due to the fact that branches also do not perform certain administrative functions on the same grounds, the reduction rate can be applied up to 50%.

  Merkez ofis için genel azaltma oranı belirlenir. Her bir şube için merkez azaltma oranı + % 20 azaltma uygulanır. Ardından merkez ofis tarafından yürütülen idari süreçlerin sayısı kadar arttırma yapılır. Bu arttırma her bir idari süreç için %5 olacak şekilde belirlenir. Ancak bu oran merkezden daha fazla olamaz. İdari fonksiyon olarak; insan kaynakları, satınalma, yönetim, kalite, satış gibi prosesler sayılabilir. Hesaplama örneği aşağıdaki gibidir. & The general reduction rate is determined for the head office. For each branch, the central reduction rate + 20% reduction is applied. Then an increase is made to the number of administrative processes carried out by the central office. This increase is determined to be 5% for each administrative process. But this ratio cannot be more than the center. As an administrative function, processes such as human resources, purchasing, management, quality, sales can be included. The calculation example is as follows.

  Saha Adı & Field Name	IAF MD 5 e göre tetkik süresi değişiklik oranı & The rate of change in the duration of the audit according to IAF MD 5	Şube tarafından yürütülen idari fonksiyon sayısı & Number of administrative functions performed by the branch	İlgili sahanın toplam tetkik süresine uygulanacak değişiklik oranı & The rate of change that will be applied to the total inspection period of the relevant site
  Merkez	(-%20)	-	-%20
  A Şubesi	(-%20) + (-%20)	2	-%30
  B şubesi	(-%20) + (-%20)	1	-%35
  C şubesi	(-%20) + (-%20)	3	-%25

1. 1. 1. Örnekleme Yönteminin Kullanılmasının Uygun Olmadığı Durumlarda Çok Sahalı Bir Kuruluşun Tetkik Edilmesine İlişkin Metodoloji & Methodology for Conducting an Audit of a Multi-Site Organization in Cases Where It is Inappropriate to Use the Sampling Method

2. Merkez fonksiyon her tetkikte ziyaret edilir. & The head office is audited at every audit.

   İlk belgelendirme tetkikinde: Sahaların tamamı & In the first certification audit: All of the sites

   Belge yenileme tetkikinde: Sahaların tamamı, & In the document renewal audit: All of the sites,

   Gözetim tetkiklerinde: Sahaların % 30’u (küsurat üste yuvarlanır) (normalde her bir gözetim tetkikinde birbirinden farklı sahalar seçilir) tetkik edilir. & In surveillance audits: 30% of the sites (rounded to the top) (normally different sites are selected from each other in each surveillance audit) are examined.

   Tetkik programı, belgelendirme kapsamındaki tüm süreçlerin her bir döngüde denetlenmesini sağlayacak şekilde oluşturulur. & The audit program is created in such a way as to ensure that all processes within the scope of certification are audited in each cycle.

   Yeni sahaların belgelendirme kapsamına dahil edilmesi talebi olması durumunda, söz konusu sahalar sertifikaya dahil edilmeden önce mutlaka tetkik edilir. Yeni sahaların sertifikaya dahil edilmesinden sonraki süreçte gerçekleştirilecek tetkiklerde alınacak örnek sayısı, yeni sahaların dahil edilmesinden sonra ortaya çıkan toplam sayı üzerinden belirlenir. & In case of a request to include new sites in the scope of certification, these sites are necessarily inspected before they are included in the certificate. The number of samples to be taken during the inspections to be carried out in the process after the inclusion of new sites in the certificate is determined based on the total number that occurs after the inclusion of new sites.

3. 1. 1. Bazı Sahalar İçin Örnekleme Yönteminin Kullanılmasının Uygun Olduğu, Bazılarında İse Uygun Olmadığı Durumlarda Çok Sahalı Bir Kuruluşun Tetkik Edilmesine İlişkin Metodoloji & Methodology for Conducting an Audit of a Multi-Site Organization in Cases Where It is Appropriate to Use the Sampling Method For Some Sites, and In Others It Is Not Appropriate

4. Her iki yöntemin de uygulanabileceği bu firmalarda gruplandırma yapılarak; her bir grup için yukarıda tanımlanan yöntemlerin kombinasyonu kullanılır. & By grouping in these companies, where both methods can be applied, a combination of the methods described above is used for each group.

5. 1. ISO 22000 Uygulamaları & ISO 22000 Application

6. Birden fazla lokasyonda hizmet veren müşteri kuruluşlar, belirli gıda güvenliği yönetim sistemi faaliyetlerinin planlandığı, kontrol edildiği veya idare edildiği bir merkezin (bundan böyle merkez ofis olarak anılacak olmakla birlikte her durumda müşteri kuruluşun genel merkezi olduğu anlamına gelmemektedir) yanı sıra, bahse konu faaliyetlerin kısmen veya tamamen uygulandığı bir lokasyon ağı bulunan müşteri kuruluşlardır. Birden fazla lokasyonda hizmet verebilen müşteri kuruluşlar şu şekilde sıralanabilir: & Organizations providing customer service in more than one location, specific food safety management system activities are planned, controlled or managed a center (hereinafter referred to as the central office to the customer in each case, although it does not imply that the headquarters of the organization), as well as the activities in question were fully or partially applied to a location in the network of customer organizations. Customer organizations that can provide services in more than one location can be listed as follows:

7. Franchise ile çalışan müşteri kuruluşlar; & Customer organizations working with franchisees;
8. Üretici grupları (A ve B kategorileri için) & Producer groups (for categories A and B);
9. Bir veya birden fazla üretim sahası ve satış ofisi bulunan üretim şirketleri; & Production companies with one or more production sites and sales offices;
10. Benzer hizmeti birden fazla lokasyonda sunan hizmet müşteri kuruluşları; & Service customer organizations that offer similar service in more than one location;
11. Birden çok dalı bulunan müşteri kuruluşlar. & Customer organizations with multiple branches.

12. Çok tesisli kuruluşlarda numune alma işlemi tüm faaliyetleri kapsamalıdır. Başvuru aşamasında kuruluştan her tesiste uygulanan GGYS prosesleri bilgisi alınır ve belgelendirme kapsamına dahil edilir. & In multi-site establishments, sampling should cover all activities. At the application stage, information about the GGYS processes applied in each facility is obtained from the organization and included in the scope of certification.

    Örnekleme yöntemi sadece A, B, F ve G kategorileri ile E kategorisinin sınırlı bir bölümü için uygulanabilir. E kategorisindeki sınırlı örneklemeye müsaade edilen durumlar; yeniden ısıtma tipi tesisler (ör. etkinliklere catering hizmeti, kafeler, barlar) için ve yalnızca sınırlı hazırlama veya pişirmeye (ör. yeniden ısıtma, kızartma) sahip tesislerdir. & The sampling method can only be applied to categories A, B, F, and G and a limited part of category E. Cases in category E where limited sampling is allowed; for reheating-type facilities (e.g. catering to events, cafes, bars) and with only limited preparation or cooking (e.g. reheating, frying).

    Çok şubeli bir kuruluşun örnekleme yöntemi ile denetim gerçekleştirmeye uygunluğu için aşağıdaki gereklikleri de karşılaması gerekir. & A multi-branch organization must also meet the following requirements to be eligible to perform audits by the sampling method.

    a) tesislerin, merkezî olarak kontrol edilen ve yönetilen bir GGYS kapsamında çalışıyor olması & the facilities operate within the scope of a centrally controlled and managed FSMS;

    b) numune almaya tabi tesislerin benzer olması (gıda zinciri alt kategorisi, coğrafi konum, prosesler ve teknolojiler, büyüklük ve karmaşıklık, yasal ve düzenleyici gereklilikler, müşteri gereklilikleri, gıda güvenliği tehlikeleri ve kontrol tedbirleri) & facilities subject to sampling are similar (food chain subcategory, geographical location, processes and technologies, size and complexity, legal and regulatory requirements, customer requirements, food safety hazards and control measures);

    c) merkezî işlevin kuruluşun bir parçası olması, açıkça tanımlanmış olması ve haricî bir kuruluşa alt yüklenim olarak verilmemiş olması & the central function is part of the organization, is clearly defined and is not subcontracted to an external organization;

    d) tüm tesislerin merkezî işlevle yasal veya sözleşmesel bir bağlantısı olması & all facilities have a legal or contractual connection to the central function;

    e) merkezî işlevin, GGYS'yi tanımlama, oluşturma ve sürekliliğini sağlama konusunda kurumsal yetkiye sahip olması & the central function has the institutional authority to define, create and maintain the FSMS;

    f) tüm tesislerin kuruluşun iç denetim programına tabi olması ve denetlenmiş olması & all facilities are subject to the organization's internal audit program and have been audited;

    g) bir tesisteki denetim bulgularının, GGYS'nin tamamının göstergesi olarak kabul edilmesi ve buna göre düzeltici faaliyetler uygulanması & accepting the audit findings in a facility as an indicator of the entire FSMS and implementing corrective actions accordingly;

    h) merkezî işlevin, tüm tesislerden gelen performans değerlendirme sonuçlarının ve müşteri şikayetlerinin toplanmasından ve analiz edilmesinden sorumlu olması & The central function is responsible for collecting and analyzing performance evaluation results and customer complaints from all facilities;

    i) kuruluşun GGYS'sinin merkezî yönetim gözden geçirmesine tabi tutulması & subjecting the organization's FSMS to a central management review;

    j) merkezî işlevin, GGYS'nin sürekli iyileştirilmesini başlatma yetkisine sahip olması & The central function has the authority to initiate the continuous improvement of the FSMS.

    NOT Merkezî işlev, kuruluşun üst yönetiminden gelen operasyonel kontrol ve yetkinin her tesis üzerinde uygulandığı yerdir. Merkezî işlevin tek bir tesiste bulunması şartı aranmaz. & The central function is where operational control and authority from the organization's top management is exercised over each facility. There is no requirement for the central function to be located in a single facility.

    Numune Sayısının Tespit Edilmesi & Determination of the Number of Samples: A ve B kategorileri için numune alma, asgari numune büyüklüğü toplam tesis sayısının karekökünün √(x) sonraki tam sayıya yuvarlanmasıyla elde edilecek sayı olacak şekilde, çok tesisli kuruluşlara uygulanır. Karekök numunesi her bir risk kategorisine göre, tesislerin üretim karmaşıklığına dayalı olarak (ör. açık alan bitki üretimi, çok yıllık bitki üretimi, kapalı alan üretimi, açık alan hayvancılık üretimi, kapalı alan hayvancılık üretimi) alınır. F ve G kategorileri için ve yalnızca E kategorisi sınırlı bir bölümü için ise; 20 veya daha az tesise sahip kuruluşlar için tüm tesisler örnekleme uygulanmadan denetime tabi tutulur. 20'den daha fazla tesisi olan kuruluşlar için, numune alınacak asgari tesis sayısı 20 artı diğer tesislerin toplam sayısının karekökünün (y = 20 + √(x – 20)) sonraki tam sayıya yuvarlanmasıyla elde edilen sayı olarak hesaplanır. Bu gereklilik ilk belgelendirme, gözetim ve yeniden belgelendirme denetimleri için geçerlidir. Ek A'da tanımlanan diğer kategoriler için birden çok tesiste numune alımı uygulanmaz, tüm tesisler denetlenir. & Sampling for categories A and B is applied to multi-site establishments, where the minimum sample size is the number obtained by rounding the square root of the total number of facilities to the next whole number of √(x). The square root sample is taken according to each risk category, based on the production complexity of the facilities (e.g. outdoor plant production, perennial plant production, indoor production, outdoor livestock production, indoor livestock production). For categories F and G, and only for a limited part of category E; For organizations with 20 or fewer facilities, all facilities are audited without sampling. For organizations with more than 20 facilities, the minimum number of facilities to be sampled is calculated as the number obtained by rounding the square root of the total number of 20 plus other facilities (y = 20 + √(x – 20)) to the next whole number. This requirement applies to initial certification, inspection and recertification audits. For the other categories defined in Annex A, sampling is not applied at multiple facilities, all facilities are inspected.

    Denetime Tabi Tesislerin Seçimi & Selection of Regulated Facilities

    Numune kısmen seçici ve kısmen rastgele olarak belirlenir. Belgelendirme kapsamının kapsadığı tüm proseslerin denetlenmesini sağlayacak şekilde, farklı tesislerin %25 rastgele kalan kısmı ise aşağıdaki kriterlerin değerlendirmesi sonucu karar verilen tesisleri kapsayacak şekilde belirlenir. & The sample is determined partly selectively and partly randomly. In order to ensure that all processes covered by the scope of certification are audited, 25% of the different facilities are determined to cover the facilities decided as a result of the evaluation of the following criteria.

    %25 rastgele seçilen tesislerin dışında kalan tesisler, belgelendirmenin geçerlilik süresi boyunca seçilen tesisler arasındaki farklar mümkün olduğunca büyük olacak şekilde seçilir. & Facilities other than 25% randomly selected facilities are selected in such a way that the differences between the selected facilities are as large as possible during the validity period of the certification.

    Tesis seçiminde, aşağıdaki hususları dikkate alınır. & In the selection of the facility, the following points are taken into account.

    a) iç denetimlerin, yönetimin gözden geçirilmesinin veya önceki denetimlerin sonuçları & results of internal audits, management review, or previous audits;

    b) şikayet kayıtları, ürün geri çekme / geri çağırma ve ilgili başka düzeltici faaliyet hususları & complaint records, product recalls/recalls and other related corrective action matters;

    c) tesis özelliklerindeki farklılıklar & differences in facility features;

    d) Son denetimden bu yana diğer ilgili değişiklikler & Any other relevant changes since the last audit.

    Herhangi bir tesiste önemli bir uygunsuzluk varsa ve kararlaştırılan zaman çerçevesinde tatmin edici bir düzeltici faaliyet uygulanmadıysa, tatmin edici bir düzeltici faaliyet gerçekleşene kadar çok tesisli kuruluşun tamamı için belgelendirme verilmemeli veya sürdürülmemelidir. & If there is a material nonconformity at any facility and no satisfactory corrective action has been implemented within the agreed time frame, certification should not be granted or maintained for the entire multi-site organization until a satisfactory corrective action has occurred.

    IQM, belgelendirmeye tabi GGYS' nin amaçlanan sonuçlara ulaşma becerisini göstermediği durumlarda numune büyüklüğünü artırmalı veya tesiste numune alımını sonlandırır. & In cases where the certified FSMS does not demonstrate the ability to achieve the intended results, the IQM should increase the sample size or terminate sampling at the facility.

    Birden fazla tesisten numune alınmasına izin verildiği durumlarda, IQM sözleşmeye bağlı düzenlemeler aracılığıyla kuruluşun, belgelendirmeden önceki bir yıl içinde her tesis için bir iç tetkik yürütmesini ve uygun olduğunda düzeltici faaliyetlerin etkililiğinin mevcut olmasını sağlamaktadır. Belgelendirmeyi takiben yıllık iç denetim, kuruluşun çok tesisli kuruluşun belgelendirme kapsamına giren tüm tesislerini kapsamalı ve düzeltici faaliyetlerin süregelen etkililiği gösterilmelidir. & Where sampling from more than one site is permitted, IQM ensures, through contractual arrangements, that the organization conducts an internal audit of each site within one year prior to certification and that the effectiveness of corrective actions is available where appropriate. Following certification, the annual internal audit should cover all of the organization's multi-site facilities covered by the certification, and the ongoing effectiveness of corrective actions should be demonstrated.

    Numune alınarak GGYS denetiminin gerçekleştirilmesi kararı alındığında denetim programı ile çevrim boyunca denetlenecek tesislerin planlaması yapılır. Numune alımına müsaade edildiği durumlarda denetim programı ve/veya denetim planlarında aşağıdaki şartlara dikkat edilir. & When the decision is taken to carry out the GGYS audit by taking samples, the inspection program and the facilities to be audited throughout the cycle are planned. In cases where sampling is permitted, the following conditions are taken into account in the inspection program and/or inspection plans.

    a) En az yılda bir kez, numune alınan tesis denetimlerinden önce IQM tarafından GGYS için merkezî işlev denetimi yapılır & At least once a year, a central function audit is carried out by IQM for the FSMS before the sampling facility inspections.

    b) En az yılda bir kez, IQM tarafından gerekli sayıda numune alınmış tesis üzerinde denetimler gerçekleştirilir & At least once a year, inspections are carried out by IQM on the facility where the required number of samples have been taken.

    c) Numune alınan tesislerin denetim bulguları, bunların genel bir GGYS eksikliğine işaret edip etmediğini ve bu nedenle bazı veya tüm diğer tesislere uygulanabilir olup olmadığını belirlemek üzere değerlendirme gerçekleştirir. & The audit findings of the sampled facilities are assessed to determine whether they indicate a general FSMS deficiency and are therefore applicable to some or all other facilities.

    d) Numune alınan tesislerin denetim bulgularının tüm GGYS'nin göstergesi olduğu düşünüldüğünde, düzeltici eylemlerin buna göre uygulanması ve planlanması beklenir. & Considering that the audit findings of the sampled facilities are an indicator of the entire FSMS, corrective actions are expected to be implemented and planned accordingly.

    e) 20 veya daha az tesise sahip kuruluşlar için tüm tesisler denetlenmelidir & For establishments with 20 or fewer facilities, all facilities must be inspected.

    ISO 9001 ve ISO 14001 ile entegre olarak kurulan ISO 22000 entegre standart denetimlerinde çok sahalı kuruluşlarda ISO 22000 örnekleme yöntemi tercih edilir. & ISO 22000 sampling method is preferred in multi-site organizations in ISO 22000 integrated standard audits, which are established in integration with ISO 9001 and ISO 14001.

     

     

     

     

     

     

    Revizyon Bilgileri & Revision Information
    Rev. No	Revizyon Tarihi & Revision date	Revizyon Açıklaması & Revision Description
    00	--	İlk Yayın & First broadcast
    01	10.04.2017	Atıflara ekleme yapıldı. & Citations were added to the citations.
    02	02.01.2018	27001 çok şubeli firma hesaplama tablosuna ekleme yapıldı. & 27001 multi-branch companies were added to the calculation sheet.
    03	03.09.2018	IAF MD1 revizyonuyla ilgili eklemeler yapıldı & Additions related to IAF MD1 revision
    04	14.02.2020	27001  Tetkik edilmesi gereken Şubelerin belirlenmesi & 27001 Determination of the Branches to be audited
    05	01.06.2021	IAF MD 1 eklemeleri yapıldı. Geçici saha yöntemi eklendi. 27001 hesaplama yöntemi değiştirildi. 22000 ve 45001 eklendi. & IAF MD 1 additions were made. Added a temporary field method. 27001 the calculation method has been changed. 22000 and 45001 were added.
    06	31.03.2022	ISO 17021-6 revizyonuyla ilgili eklemeler yapıldı.& Additions were made with the ISO 17021-6 revision.
    07	03.07.2023	ISO/IEC 27006-2, ISO/IEC 20000-6 eklendi. & Added ISO/IEC 27006-2, ISO/IEC 20000-6
    08	09.09.2024	ISO 22003-1 e uygunluk sağlandı. & Compliance with ISO 22003-1 was achieved.